Egy informatikai beszerzés sikerét sokszor a végén értékeljük: Megérkezett-e a szállítás? Működik-e a rendszer? Megfelel-e az eszköz a felhasználói igényeknek? Tartotta-e a szállító a határidőket és a vállalt műszaki paramétereket? Pedig egy IT-beszerzés eredményessége sok esetben jóval korábban eldől. Már akkor, amikor megszületik a műszaki leírás.
A műszaki dokumentáció ugyanis nem egyszerűen egy beszerzéshez szükséges adminisztratív dokumentum. Ez az a szakmai alap, amely meghatározza, hogy pontosan mit szeretne beszerezni a szervezet, milyen követelményeknek kell megfelelnie a megoldásnak, és később milyen szempontok alapján lehet ellenőrizni a teljesítést. Ha ez a rész nem megfelelően kidolgozott, a későbbi problémák gyakran már nem, vagy csak jelentős többletmunkával kezelhetők.
A műszaki leírás nem attól jó, hogy minél több követelményt tartalmaz
A túl általános követelmények problémát okozhatnak, mert nem határozzák meg egyértelműen az elvárt műszaki tartalmat. Egy informatikai beszerzés előkészítése során tehát természetes igény, hogy a megrendelő minél pontosabban szeretné meghatározni az elvárásait. Ez azonban nem feltétlenül jelenti azt, hogy minél hosszabb és részletesebb egy műszaki leírás, annál jobb.
A túlzottan részletes vagy rosszul megválasztott követelmények éppen ellenkező hatást válthatnak ki: nehezen ellenőrizhetővé tehetik a megfelelést, indokolatlanul szűkíthetik a lehetséges megoldásokat, vagy olyan paramétereket rögzíthetnek, amelyek a beszerzés szempontjából valójában nem lényegesek.
A jó műszaki leírás ezért nem egyszerűen részletes, hanem egyértelmű, szakmailag indokolható, ellenőrizhető és a beszerzés céljához illeszkedik. Ez a különbség elsőre apróságnak tűnhet, a gyakorlatban azonban jelentős hatással lehet az egész eljárásra.
A követelményeket először meg kell érteni, csak utána lehet azokat megfogalmazni
Az egyik leggyakoribb probléma, hogy egy szervezet már a műszaki követelmények megfogalmazásával kezdi a beszerzés előkészítését, pedig előtte érdemes egy lépéssel hátrébb lépni, és fel kell tenni a következő kérdéseket:
Mit szeretne valójában megoldani a szervezet?
Milyen problémára keres informatikai megoldást?
Kik fogják használni?
Milyen környezetbe kell illeszkednie?
Milyen meglévő rendszerekkel kell együttműködnie?
Milyen teljesítményre van ténylegesen szükség?
Melyek azok a tulajdonságok, amelyek valóban kritikusak a működés szempontjából?
Ezekre a kérdésekre nem mindig az IT-ért felelős szervezeti egység tudja a választ. Egy beszerzés műszaki tartalma ugyanis egyszerre érinti az üzleti területet, az informatikát, a jogi megfelelést és a szervezet költségvetését. Ha ezeknek a területeknek az elvárásai és lehetőségei nem kerülnek összhangba már az előkészítés során, annak később hátrányos következményei lehetnek:
Például egy olyan rendszer kerülhet beszerzésre, amely műszaki szempontból megfelel az előírásoknak, de a napi működésben mégsem támogatja megfelelően a felhasználói igényeket, nem felel meg a jogszabályi előírásoknak, vagy a fejlesztés üzemeltetési költsége meghaladja az általa elérhető megtakarításokat, üzleti előnyöket.
A jó műszaki tanácsadás egyik fontos feladata éppen ezért az, hogy a követelmények mögött álló valódi igényt is feltárja.
Ingyenes 30 perces műszaki tanácsadás konzultáció keretei között segítünk!
A műszaki követelménynek ellenőrizhetőnek is kell lennie
A követelmény meghatározása önmagában azonban még nem elég, fontos az is, hogy később hogyan lehet majd megállapítani: teljesült-e. Tegyük fel, hogy egy beszerzés során az szerepel, hogy a rendszernek „magas rendelkezésre állást” kell biztosítania. Ez szakmailag jól hangzik, de mit jelent pontosan?
Milyen rendelkezésre állási szintet várunk el?
Milyen időszakban mérjük?
Milyen feltételek mellett?
Mi történik üzemzavar esetén?
Milyen módon dokumentálható a teljesítés?
Hasonló kérdések merülhetnek fel olyan kifejezések esetén is, mint a „nagy teljesítmény”, „gyors működés”, „biztonságos rendszer” vagy „felhasználóbarát megoldás”. Ezek lehetnek jogos elvárások, de önmagukban nehezen mérhetők.
Egy jól kialakított műszaki követelmény ezért lehetőség szerint olyan formában határozza meg az elvárt tulajdonságot, amely később objektíven vizsgálható. Ez nemcsak az ajánlatok összehasonlíthatósága miatt fontos, hanem a teljesítés ellenőrzését is jelentősen megkönnyíti.
A műszaki leírásnak a piacot lehetőségeknek is meg kell felelnie
Egy informatikai beszerzés előkészítésekor nem elég azt vizsgálni, hogy a szervezet mit szeretne, azt is érdemes megvizsgálni, hogy az adott követelményrendszer hogyan illeszkedik a tényleges piaci lehetőségekhez.
Előfordulhat például, hogy egy szervezet több, egymástól független projektből vagy korábbi beszerzésből származó elvárásokat próbál egyetlen új műszaki specifikációban összekapcsolni. Ezek külön-külön indokoltnak tűnhetnek, együtt azonban már olyan követelményrendszert eredményezhetnek, amelyre kevés vagy akár egyetlen reális piaci megoldás sem létezik.
Más esetben éppen az ellenkező probléma jelentkezik: a követelmények annyira általánosak, hogy egymástól jelentősen eltérő műszaki megoldások is megfelelhetnek. Ilyenkor a szervezet később nehezebben tudja összehasonlítani az ajánlatokat, és nehezebb lehet biztosítani azt is, hogy a kiválasztott megoldás valóban a kívánt üzleti és műszaki célt szolgálja.
A műszaki validáció ezért nem kizárólag dokumentumellenőrzést jelent, azt is vizsgálni kell, hogy a meghatározott követelmények reálisak, piacképesek és megfelelően értelmezhetők-e.
Mi történik, ha egy követelmény nem egyértelmű?
A műszaki dokumentációban szereplő kisebb pontatlanságok sokszor csak később válnak láthatóvá:
- a beszerzés során például eltérő értelmezések alakulhatnak ki ugyanarról a követelményről,
- a megvalósítás során kiderülhet, hogy egy fontos műszaki feltétel nem volt kellően pontosan meghatározva,
- a teljesítés ellenőrzésekor pedig vita alakulhat ki arról, hogy egy adott megoldás valóban megfelel-e az előírásoknak.
Ilyenkor már jóval nehezebb korrigálni az eredeti problémát. Ezért a műszaki dokumentáció felülvizsgálatának egyik legfontosabb célja nem az, hogy „hibákat keressen”, sokkal inkább az, hogy még a beszerzés megkezdése előtt azonosítsa azokat a pontokat, amelyek később értelmezési, műszaki vagy megvalósítási kockázatot jelenthetnek.
A műszaki tanácsadó nem a szakmai döntést veszi át
A műszaki tanácsadó szerepe sok esetben félreérthető. Nem arról van szó, hogy a tanácsadó eldönti, milyen informatikai rendszert vagy eszközt kell beszereznie a szervezetnek.
A feladata leginkább az, hogy:
- Szakmai szempontból támogassa a döntés előkészítését.
- Megvizsgálja a követelményeket.
- Feltárja az esetleges ellentmondásokat.
- Azonosítja a nehezen értelmezhető vagy nem megfelelően ellenőrizhető részeket.
- Segít pontosítani a műszaki tartalmat.
- Vizsgálja, hogy a követelmények összhangban vannak-e a beszerzés céljával.
Szükség esetén pedig olyan szempontokra is felhívja a figyelmet, amelyek a napi működésben nem feltétlenül kerülnek elő. Ez különösen fontos lehet olyan összetett beszerzéseknél, ahol a műszaki dokumentáció több szakterület igényeit egyesíti.
Műszaki tanácsadás – szolgáltatásunk
Nem minden kockázat látható első olvasásra
Egy műszaki leírás szakmai felülvizsgálata során nemcsak a konkrét műszaki paramétereket érdemes vizsgálni, legalább ilyen fontosak lehetnek az összefüggések.
- Egy követelmény önmagában megfelelő lehet, egy másikkal együtt azonban már problémát okozhat.
- Egy elvárt funkció technikailag megvalósítható lehet, de a meglévő informatikai környezetbe történő integrációja már jelentős kockázatot hordozhat.
- Egy eszköz megfelelhet a meghatározott műszaki paramétereknek, de az üzemeltetéshez szükséges feltételek nem biztos, hogy rendelkezésre állnak.
Ezért a műszaki tanácsadás értéke sokszor éppen a rendszerszintű gondolkodásban jelenik meg. Nem egyetlen mondatot vagy műszaki paramétert kell vizsgálni, hanem azt, hogy a teljes követelményrendszer együtt valóban azt az eredményt támogatja-e, amelyet a szervezet el szeretne érni.
A jó műszaki dokumentáció hosszú távon is értéket teremt
Egy jól előkészített műszaki leírás nemcsak a beszerzési eljárás során hasznos, a dokumentáció később is fontos referenciapont lehet. Segíthet az ajánlatok összehasonlításában, a teljesítés ellenőrzésében, az átvételi folyamatban és a későbbi üzemeltetési kérdések kezelésében. Minél összetettebb egy informatikai beszerzés, annál fontosabb, hogy a kezdeti elvárások később is visszakövethetők legyenek.
A beszerzés célja ugyanis nem önmagában egy eszköz, rendszer vagy szolgáltatás megvásárlása. A cél az, hogy a beszerzés eredményeként a szervezet számára működő, fenntartható és ellenőrizhető megoldás jöjjön létre. A műszaki előkészítésnek ehhez kell megfelelő alapokat teremtenie.
Mikor érdemes külső műszaki tanácsadót bevonni?
Nem feltétlenül akkor, amikor már probléma van. Sokkal hatékonyabb külső szakértő bevonása még a beszerzési folyamat korai szakaszában. Ez különösen indokolt, ha:
- összetett informatikai megoldás beszerzése készül;
- több szervezeti egység eltérő igényeit kell összehangolni;
- a meglévő műszaki leírás nehezen értelmezhető;
- kérdéses, hogy a követelmények megfelelően ellenőrizhetők-e;
- korábbi beszerzések során már jelentkeztek műszaki problémák;
- jelentős értékű vagy összetett közbeszerzési eljárás előkészítése zajlik;
- a szervezetben nincs megfelelő kapacitás a műszaki dokumentáció részletes felülvizsgálatára.
A külső szakértő ilyenkor nem feltétlenül egy újabb szereplő a folyamatban. A szakértelmét megfelelően alkalmazva egy olyan kontrollpontot jelent, aki még időben képes jelezni a problémákat.
Vegye fel velünk a kapcsolatot és segítünk!
A műszaki tanácsadás célja nem a dokumentum javítása, hanem a kockázat csökkentése
Egy műszaki leírás felülvizsgálatának könnyű kizárólag dokumentációs feladatként tekinteni, valójában ennél többről van szó.
A feladata az, hogy a beszerzés előtt olyan műszaki alapokat legyenek létrehozva, amelyek támogatják a megfelelő ajánlatok beérkezését, az ajánlatok összehasonlíthatóságát, a teljesítés ellenőrizhetőségét és a beszerzés céljának megvalósulását.
Ezért a műszaki tanácsadás egyik legfontosabb értéke a kockázatok korai felismerése. Minél korábban derül ki egy probléma, annál több lehetőség van annak kezelésére. A beszerzési folyamat elindítása után azonban már minden korrekció nehezebb lehet.
Műszaki tanácsadás az RGB Consulting szemléletében
Az RGB Consulting műszaki tanácsadási szolgáltatása az informatikai beszerzések és közbeszerzési eljárások műszaki előkészítését támogatja.
A munka során a műszaki leírások szakmai felülvizsgálata mellett fontos szerepet kap a követelmények pontosítása és validálása, a műszaki dokumentáció ellenőrizhetősége, valamint az esetleges szakmai kockázatok azonosítása.
A cél annak biztosítása, hogy a műszaki tartalom pontosan és egyértelműen támogassa a szervezet céljának megvalósulását. Informatikai beszerzések esetében a műszaki leírás a folyamat egyik meghatározó dokumentuma, mivel alapvetően ez határozza meg, hogy a beszerzés eredményeként a szervezet valóban az igényeinek megfelelő megoldáshoz jut-e. Ennek megfelelően a műszaki előkészítést nem pusztán dokumentációs feladatként, hanem a beszerzés eredményességét és a megvalósítás biztonságát növelő, tudatos kockázatcsökkentő tevékenységként indokolt kezelni.
Ha egy IT-beszerzés előtt bizonytalan abban, hogy a műszaki követelmények megfelelően meghatározottak, ellenőrizhetők és a piaci környezethez illeszkednek-e, érdemes még az eljárás megkezdése előtt külső szakértői nézőpontot bevonni.
Kérjen tőlünk ajánlatot műszaki tanácsadásra!
Olvassa el további szakmai cikkeinket is, ahol többek között üzletfejlesztés, projektmenedzsment, digitalizáció, működésfejlesztés és stratégiai tanácsadás területén osztunk meg értékes gyakorlati tudást.
Amennyiben hasznosnak találta cikkünket, kövesse RGB Consulting szakmai tartalmait, és ossza meg írásunkat Facebookon és/vagy LinkedInen is.
Sikeres projekteket és eredményes üzleti fejlődést kívánunk!